Arbeitszeiterfassung: Was Arbeitgeber dokumentieren müssen
Arbeitgeber in Deutschland müssen grundsätzlich die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Dazu gehören Beginn und Ende der Arbeit, damit sich die tatsächliche Arbeitsdauer ergibt. Die Pflicht gilt auch, wenn Beschäftigte Überstunden leisten, im Homeoffice arbeiten oder Vertrauensarbeitszeit haben.
Das Bundesarbeitsgericht stützt die Pflicht auf das Arbeitsschutzgesetz. Das Gesetz schreibt weder ein bestimmtes Gerät noch eine elektronische Erfassung vor. Die Aufzeichnungen müssen zuverlässig zeigen, wie lange die Beschäftigten tatsächlich gearbeitet haben.
Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden?
Erfasst werden müssen Arbeitsbeginn und Arbeitsende jedes Arbeitstags. Die Einträge müssen zeigen, wie lange die Beschäftigten an diesem Tag gearbeitet haben. Ein Dienstplan mit den geplanten Arbeitszeiten reicht allein nicht aus, wenn er Abweichungen wie einen früheren Arbeitsbeginn oder Überstunden nicht erfasst.
Die Aufzeichnungspflicht gilt auch für Mehrarbeit. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss vom 13. September 2022 klargestellt, dass Überstunden in die Erfassung gehören. Arbeitgeber müssen also die tatsächlich geleistete Arbeitszeit dokumentieren und dürfen sich nicht auf die Erfassung der Überstunden beschränken.
Bei der Berechnung der Arbeitsdauer werden Ruhepausen nicht mitgezählt. Nach dem Arbeitszeitgesetz sind bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Die Aufzeichnungen müssen Pausen so berücksichtigen, dass sich die tatsächliche Arbeitsdauer nachvollziehen lässt. Die hier maßgeblichen Vorschriften verlangen nicht allgemein, jede Pause in einem bestimmten Format oder mit technischen Einzelheiten einzutragen.
Mit vollständigen Aufzeichnungen für jeden Tag lässt sich außerdem prüfen, ob die gesetzlichen Höchst- und Ruhezeiten eingehalten werden. Grundsätzlich darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist zulässig, wenn im maßgeblichen Ausgleichszeitraum im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Zwischen zwei Arbeitseinsätzen müssen grundsätzlich elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen.
Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern werden zusammengerechnet. Eine Beschäftigung kann die Grenzen einhalten und trotzdem zusammen mit einem weiteren Arbeitsverhältnis zu einer Überschreitung führen. Arbeitgeber sollten deshalb bekannte weitere Beschäftigungen bei der Prüfung der Arbeitszeiten berücksichtigen.
Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?
Der Europäische Gerichtshof verlangt ein System, das die täglich geleistete Arbeitszeit objektiv und verlässlich misst und für die Beschäftigten zugänglich ist. Das Bundesarbeitsgericht überlässt die konkrete Form dem Betrieb: Je nach Tätigkeit und Größe kann eine handschriftliche Erfassung ausreichen. Eine App, ein Terminal oder eine andere elektronische Lösung ist nach der geltenden Grundregel nicht zwingend.
Der Arbeitgeber darf Beschäftigte bitten, ihre Arbeitszeiten einzutragen. Er bleibt aber dafür verantwortlich, ein geeignetes Verfahren einzurichten und den Arbeitsschutz sicherzustellen. Das Verfahren muss fehlende oder fehlerhafte Einträge sichtbar machen und eine Prüfung ermöglichen, ob die Arbeitszeitgrenzen eingehalten werden.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Beschäftigte können ihre Arbeitszeit weiterhin weitgehend selbst einteilen, müssen sie aber dokumentieren. Auch bei mobiler Arbeit und im Homeoffice gilt die Aufzeichnungspflicht. Der Arbeitsort ändert die arbeitszeitrechtlichen Grenzen nicht.
Gibt es einen Betriebsrat, kann er bei der Gestaltung des Erfassungssystems mitbestimmen, soweit der Betrieb dabei Spielraum hat. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass der Betriebsrat die Einführung eines elektronischen Systems nicht erzwingen kann, wenn der Arbeitgeber bereits gesetzlich zur Erfassung verpflichtet ist. Über die konkrete Ausgestaltung kann Mitbestimmung dennoch eine Rolle spielen.
Wie lange müssen Arbeitgeber Aufzeichnungen aufbewahren?
Das Arbeitszeitgesetz verlangt für bestimmte Nachweise eine Aufbewahrungszeit von mindestens zwei Jahren. Dazu gehören vor allem Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die über die werktägliche Grenze hinausgeht.
Die Zwei-Jahres-Frist gilt nicht automatisch für alle Aufzeichnungen, die Arbeitgeber wegen der umfassenderen Pflicht zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit anlegen. Für diese Aufzeichnungen gibt es bislang keine allgemeinen Vorgaben zu Inhalt und Aufbewahrungsdauer. Betriebe sollten die einzelnen Aufzeichnungspflichten getrennt prüfen und festhalten, auf welcher gesetzlichen Grundlage sie die Unterlagen führen.
Für wen gelten Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz?
Bestimmte Gruppen müssen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes nicht einhalten. Unter anderem zählen leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes zu den Ausnahmen. Das gilt auch für Chefärzte und bestimmte Leiter öffentlicher Dienststellen. Ausgenommen sind außerdem bestimmte Beschäftigte, die mit betreuten Personen in häuslicher Gemeinschaft leben und diese eigenverantwortlich betreuen. Auch der liturgische Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften fällt darunter. Für Minderjährige gilt grundsätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz.
Auch bei einer Ausnahme von den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes kann die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bestehen. Für manche Gruppen hat das Bundesarbeitsgericht noch nicht abschließend geklärt, wie weit die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz reicht. Arbeitgeber sollten die konkrete Stellung und Tätigkeit prüfen, bevor sie Beschäftigte pauschal von der Erfassung ausnehmen.
Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice und der Verzicht auf elektronische Geräte sind keine Ausnahmen. Sie betreffen die Arbeitsorganisation oder die Form der Erfassung, nicht die grundsätzliche Pflicht.
Welche Folgen haben Verstöße gegen Arbeitszeitregeln?
Bei bestimmten fehlenden oder falschen Nachweisen sieht das Arbeitszeitgesetz ein Bußgeld vor. Das gilt insbesondere für Verstöße gegen die ausdrücklich geregelten Aufzeichnungspflichten und die vorgeschriebene Aufbewahrung. Ein fehlender Nachweis ist dabei rechtlich von einer tatsächlich überschrittenen Arbeitszeitgrenze zu unterscheiden. Beides kann eigene Folgen haben.
Bei der umfassenderen Erfassungspflicht, die das Bundesarbeitsgericht aus dem Arbeitsschutzgesetz ableitet, dürfen die zuständigen Behörden Nachbesserungen verlangen und erforderliche Maßnahmen anordnen. Wird eine vollziehbare behördliche Anordnung nicht befolgt, droht nach dem Arbeitsschutzgesetz ein Bußgeld. Ein Mangel in einer betrieblichen Aufzeichnung führt daher nicht automatisch zu einem Bußgeld. Entscheidend sind der konkrete Verstoß und gegebenenfalls eine behördliche Anordnung.
Auch Verstöße gegen die Höchstarbeitszeit, Pausen- oder Ruhezeitregeln können gesondert geahndet werden. Vollständige Aufzeichnungen verhindern solche Folgen nicht, wenn sie tatsächliche Verstöße zeigen. Sie helfen aber, Probleme rechtzeitig zu erkennen und Arbeitszeiten richtig zu planen.
Aus einer fehlenden Erfassung folgt nicht automatisch ein Anspruch auf Nachzahlung für Überstunden. Ob der Arbeitgeber Überstunden bezahlen oder durch Freizeit ausgleichen muss, hängt von den Umständen des Arbeitsverhältnisses und den dafür geltenden Regeln ab.
Was zeigt die betriebliche Praxis?
Die Arbeitszeiterfassung ist in vielen Betrieben bereits üblich. In der Arbeitszeitbefragung 2023 der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin gaben 82 Prozent der befragten Beschäftigten an, ihre Arbeitszeit werde erfasst. 2021 lag dieser Anteil bei 79 Prozent. Die Zahlen stammen aus Angaben der Beschäftigten. Sie zeigen nicht, ob jedes verwendete Verfahren den rechtlichen Anforderungen entspricht.
Der Betrieb muss die tatsächlichen Anfangs- und Endzeiten vollständig erfassen und Pausen bei der Berechnung der Arbeitsdauer richtig berücksichtigen. Bei wechselnden Einsatzorten eignet sich zum Beispiel eine digitale Erfassung. Bei überschaubaren Abläufen reicht oft Papier. In beiden Fällen muss das Verfahren Abweichungen vom Dienstplan zeigen und eine Prüfung der Arbeitszeitgrenzen ermöglichen.