Überstunden richtig erfassen und ausgleichen

Arbeiten Sie länger als vertraglich vereinbart, entstehen Überstunden. Ob der Arbeitgeber sie bezahlt oder durch Freizeit ausgleicht, hängt davon ab, ob er die Mehrarbeit veranlasst hat und was Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung regeln.

Eine genaue Zeiterfassung zeigt, wie viele Stunden Sie gearbeitet haben. Die erfassten Stunden allein begründen jedoch keinen Anspruch auf Bezahlung. Entscheidend sind auch der Grund für die Mehrarbeit und die geltenden Vereinbarungen.

Wann Überstunden vorliegen

Ausgangspunkt ist die regelmäßige Arbeitszeit, die für Sie gilt und sich aus dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Dienstplan ergeben kann. Arbeiten Sie darüber hinaus, handelt es sich grundsätzlich um Überstunden. Verträge und Tarifverträge verwenden die Begriffe „Überstunden“ und „Mehrarbeit“ unterschiedlich. Prüfen Sie deshalb, wie Ihr Vertrag oder Tarifvertrag die Begriffe verwendet.

Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes beantworten eine andere Frage: Sie schützen die Gesundheit und bestimmen, wie lange Sie höchstens arbeiten dürfen. Grundsätzlich darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Sie darf auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen wieder höchstens acht Stunden werktäglich beträgt. Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern werden zusammengerechnet.

Auch Pausen und Ruhezeiten zählen für diese Grenzen. Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten müssen grundsätzlich elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. Ausnahmen gelten für bestimmte Branchen und Fälle.

Die gesetzlichen Höchstgrenzen legen nicht fest, ab wann Sie Anspruch auf Bezahlung haben. Wenn Sie länger arbeiten als vertraglich vereinbart, sind die zusätzlichen Stunden zunächst Mehrarbeit gegenüber Ihrer Vereinbarung. Ob der Arbeitgeber sie vergüten oder durch Freizeit ausgleichen muss, hängt von weiteren Voraussetzungen ab.

Wann Mehrarbeit vergütungspflichtig ist

Für einen Anspruch auf Überstundenvergütung muss die Mehrarbeit auf den Arbeitgeber zurückgehen. Das ist der Fall, wenn er sie ausdrücklich anordnet, nachträglich genehmigt oder duldet. Eine Anordnung kann auch aus den Umständen folgen. Weist der Arbeitgeber so viel Arbeit zu, dass Sie sie bei angemessenem Einsatz nicht innerhalb der vereinbarten Arbeitszeit erledigen können, hat er die Mehrarbeit damit stillschweigend veranlasst.

Längere Anwesenheit allein reicht dagegen nicht. Der Arbeitgeber duldet Überstunden, wenn er von ihnen weiß und weitere Mehrarbeit anschließend hinnimmt. Wer regelmäßig länger bleibt, ohne den Vorgesetzten darüber zu informieren oder eine Genehmigung einzuholen, hat deshalb häufig Schwierigkeiten, die Veranlassung nachzuweisen.

Arbeitszeit nachvollziehbar erfassen

Arbeitgeber müssen ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz hergeleitet. Erfasst werden sollen Beginn und Ende der Arbeit, damit sich auch die tägliche Dauer feststellen lässt. Nach den Informationen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales ist keine bestimmte Form vorgeschrieben; die Aufzeichnung kann daher auch handschriftlich erfolgen. Der Arbeitgeber darf Beschäftigte mit der Erfassung beauftragen, bleibt aber für seine Pflichten im Arbeitsschutz verantwortlich.

Daneben verlangt § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes ausdrücklich Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die über acht werktägliche Stunden hinausgeht. Diese Nachweise muss der Arbeitgeber mindestens zwei Jahre aufbewahren. Diese Vorschrift gilt zusätzlich zur allgemeinen Pflicht, die tägliche Arbeitszeit zu erfassen.

Führen Sie zusätzlich zeitnah ein eigenes Protokoll. Notieren Sie für jeden Arbeitstag Arbeitsbeginn und Arbeitsende, die tatsächlich genommenen Pausen und die erledigten Aufgaben. Halten Sie außerdem fest, wer die Mehrarbeit angeordnet oder genehmigt hat. Dienstpläne, E-Mails und Nachrichten können Ihre Angaben ergänzen. Das gilt auch für Auszüge aus dem Arbeitszeitkonto. Wenn ein Auftrag innerhalb der vereinbarten Arbeitszeit nicht zu schaffen war, beschreiben Sie kurz, woran das lag.

Warum der Zeitsaldo nicht genügt

In einem Streit über Überstunden muss der Arbeitnehmer zunächst konkret angeben, an welchen Tagen und von wann bis wann er gearbeitet hat oder sich auf Weisung zur Arbeit bereithalten musste. Außerdem muss er darlegen, dass der Arbeitgeber diese Stunden angeordnet, geduldet oder nachträglich gebilligt hat. Erst dann muss der Arbeitgeber konkret erwidern.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Anforderungen auch nach Einführung der allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bestätigt. Im Verfahren 5 AZR 359/21 reichte ein positiver Saldo in der betrieblichen Zeiterfassung nicht als Beleg dafür aus, dass der Arbeitgeber die Mehrarbeit veranlasst hatte. Die Erfassung zeigte zwar Zeiten, erklärte aber nicht, weshalb die zusätzlichen Stunden angefallen waren und ob der Arbeitgeber sie gebilligt hatte. Ein Zeitsaldo ist damit ein wichtiges Beweismittel. Er ersetzt aber nicht die Angaben dazu, ob der Arbeitgeber die Überstunden angeordnet, geduldet oder nachträglich gebilligt hat.

Überstunden bezahlen oder ausgleichen

Ob Überstunden bezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden, richtet sich zuerst nach den geltenden Vereinbarungen. Prüfen Sie Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und gegebenenfalls die Regelungen eines Arbeitszeitkontos. Daraus kann sich ergeben, wer festlegt, ob der Arbeitgeber die Überstunden bezahlt oder durch Freizeit ausgleicht, und wie der Freizeitausgleich berechnet wird. Ein allgemeines Recht, unabhängig von diesen Regelungen einseitig Geld oder Freizeit zu wählen, besteht nicht.

Fehlt eine Vereinbarung zur Vergütung, kann § 612 BGB greifen. Dann gilt eine Bezahlung als vereinbart, wenn Sie sie nach den Umständen für die geleistete Arbeit erwarten können. Ob das der Fall ist, hängt unter anderem von der Tätigkeit und der Stellung der Beteiligten ab. Eine Zahlungspflicht für jede zusätzliche Stunde folgt daraus nicht automatisch.

Auch eine pauschale Abgeltung mit dem Gehalt muss klar formuliert sein. Beschäftigte müssen erkennen können, welche Arbeit und wie viele Überstunden das vereinbarte Gehalt abdeckt. Das Bundesarbeitsgericht erklärte 2010 eine unklare Klausel für unwirksam, nach der erforderliche Überstunden pauschal mit dem Monatsgehalt abgegolten waren. Die Wirksamkeit einer konkreten Vertragsklausel hängt von ihrer Formulierung und den Umständen ab.

Einen allgemeinen gesetzlichen Überstundenzuschlag für alle Beschäftigten gibt es nicht. Ein Zuschlag oder ein bestimmtes Verhältnis beim Freizeitausgleich kann sich aber aus einem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Prüfen Sie deshalb die für Sie geltenden Regelungen, bevor Sie davon ausgehen, dass Ihnen ein Zuschlag oder ein bestimmter Freizeitausgleich zusteht.